Press Release
 Case study of NETe2 Asia PTE Ltd, conducted by the Linux Pilot Chief Editor revealing FLP® being a strong software management tool for SMEs in Hong Kong and Singapore
透視企業協作成功案例
NETe2 Asia應用FLP企業管理系統
記者及Ultra Active Technology Limited首席開發主管Tony Cheung（右）通過視像會議訪問了NETe2 Asia公司董事總經理Mark Chng（左）
現代企業需要的是知識工人，因為唯有懂得應用資訊工作，企業才能茁壯成長，企業必須在內部IT系統及流程下工夫，建立企業協作平台，員工才能靈活運用資訊辦公，今期Linuxpilot的「企業協作」專題，便是探討如何應用企業管理系統提升公司的競爭力，我們更訪問了Ultra Active Technology Limited（以下簡稱UAT）的客戶NETe2 Asia公司，利用個案說明企業協作的重點。
檔案室
Linux上的協作方案選擇
傳統的Linux應用主要集中在網頁及電子郵件通訊上，但是卻未能滿足企業營運協作的全面需要，因為很多時，各員工及各部門使用不同的通訊工具，而文件或資料又散布於不同的伺服器或桌面系統，而且沒有與公司的會計及其他應用系統整合，難以實現工作流程管理。目前市場上主力提供企業協作方案的大型廠商有兩家，分別是微軟及IBM，但是微軟方案只能應用於Windows平台上，相反IBM的Lotus Domino卻能運行於Windows、Linux、UNIX平台上，而Lotus Notes更能運行於Windows、Linux、Mac或Web平台上，真正實現跨平台的企業協作，給予客戶選擇平台的自由。
UAT是IBM的業務夥伴之一，公司的旗艦方案FLP Enterprise Management System便是建基於IBM Lotus Domino技術之上，由一開始公司便堅持在Linux平台上開發及部署FLP企業管理系統，因為Linux較Windows穩定，不會無緣無故失靈，可降低支援成本及提高系統可用度。據UAT首席開發主管Tony Cheung表示，IBM Lotus Domino的設計以企業的需要出發，而且所有功能模組已經完全整合，加上有良好的保安機制，令他們能加快開發速度，而超過9成以上客戶也會選擇Linux為運作平台，若果客戶對Linux不熟悉，也可以在Windows上執行，充分體現IBM Lotus Domino給客戶的自由選擇權利。
Ultra Active的FLP企業管理系統能夠將所有企業管理功能模組完全整合，因為系統是建基於IBM Lotus Domino技術開發而成。以物流管理模組為例，內裡再細分不同的管理功能。
視像會議專訪成功個案
為了說明FLP企業管理系統給予客戶的好處，我們在5月初以視像會議訪問了他們在新加坡的客戶NETe2 Asia公司董事總經理Mark Chng。
□ Linuxpilot
■ NETe2 Asia董事總經理Mark Chng
□ 請簡介您們的業務性質、歷史，以及面對甚麼的業務與IT應用挑戰？
■ NETe2 Asia公司作為一家系統整合商，主要為跨國公司、企業、大學、政府部門及軍方等提供視像會議、網上會議及串流媒體方案，客戶遍布亞太區，當中代理的知名產品包括Tandberg、Polycom、VPresenter、ClearOne、Adtec等等。由於業務關係，我們需要與供應商及客戶緊密通訊，目前我們為過千名客戶設計、部署及維護他們的系統，雖然公司成立只有5年，但我們每年都有30%的業務增長。以往員工主要使用Word、Excel及電子郵件辦公，各部門有自己的數據庫，並沒有一個整合式的企業管理系統，難以滿足高增長的業務發展需求，所以去年我們便開始物色一個企業管理方案，以便統一管理報價、銷售、物流、庫存、財務、客戶關係等工作，希望做到一次輸入資料，便可多次使用，以及多人使用，令任何人在任何地方或任何時間，也可存取其所需資料。
FLP企業管理系統提供詳盡的客戶管理功能，有關聯絡人資料、機會、會議記錄、往來文件、簡報文件、行動清單及提示都可以一次過顯示出來。
管理層親身試用及評估
□ 作為一家新加坡公司，您們如何知道FLP企業管理系統？您們又如何評估系統是否合用？
■ 由於我們兩家公司的業務性質近似，所以我們能夠聽聞到香港的UAT公司，知道他們能夠以較少量的支授人員，已經應付到不斷發展的業務，所以我們很好奇他們使用甚麼IT系統管理業務，希望從中學習。為了評估系統，我更親身來港兩天，除了看示範，更親身試用，最後發現FLP企業管理系統果然能達到我們的要求，為了保證決定正確，我們的IT部門主管也訪問了香港一次，查問更多在技術層面的問題，最終同意採購FLP企業管理系統。
□ 市場上有不同的企業協作方案，為何您們選擇IBM Lotus Notes/Domino？
■ 在新加坡，企業皆知道IBM Lotus Notes/Domino是很好的技術，而且UAT的方案及經驗說明他們真正明白甚麼是業務流程及控制，加上FLP企業管理系統一點也不複雜，用戶界面很親和，我們很放心使用。
完善的支援及用戶培訓
□ 整個系統的安裝部署需要多久？UAT提供了甚麼支援？
■ 整個系統由安裝至部署完成需要4至5個月，由於分隔兩地，我們先在新加坡安裝了伺服器，然後UAT利用遠程登入安裝FLP企業管理系統（註：由於Lotus Domino擁有遠程同步化功能，才能簡化有關應用系統的安裝設定）。另外UAT再派人前往新加坡收集我們的用戶要求，例如新加坡常用的報價單格式、貨品及服務銷售稅，以及我們的實際工作流程，協助我們將系統修改至符合要求為止，令系統滿足到我們90%以上的需要，而Tony Cheung更親身到新加坡為我們的員工提供一日半的培訓。
企業管理系統效益顯著
□ 使用FLP企業管理系統後，給公司帶來甚麼實際效益？
■ 使用後，我們可以更快地拓展業務，降低總開支，除了定單處理加快外，企業資料分享更有效，新員工入職，只要一開始使用系統，便已經被系統訓練如何處理工作，因為系統本身有良好的工作流程控制，員工必須跟著指示去做，難以出錯。而由於系統儲存了大量的客戶資料，可以作為數據探勘（Data Mining）等分析之用。
會計經理模組中提供採購單編輯、發送及完成功能，過程中，有關資料會自動輸入至其他的功能模組，指示物流部門員工跟進送貨，完成後便可編製發票。
□ FLP企業管理系統在業務發展上給予您們甚麼幫助，日後會否加入更多功能？
■ NETe2 Asia的總部設於新加坡，但在其他國家也有開設辦事處，其中馬來西亞的分部辦事處也是通過Internet及VPN使用同一個系統工作，所以管理層每日都能知道他們的運作情況。由一開始，我們便使用FLP企業管理系統的所有功能模組，所以現階段已經夠用，暫時不用升級，日後如果有合用的新功能也會積極考慮。
NETe2 Asia公司
網址http://www.nete2asia.com
成功個案分析
訪問完成後，UAT首席開發主管Tony Cheung特別補充了有關個案的成功原因以供讀者參考。
1. 管理層有高水平的視野
作為一家成長中的公司，NETe2 Asia公司管理層卻有大企業的發展視野，在FLP企業管理系統中有一個員工手冊的模組，通常只有過千人的公司才會用心編寫，但他們卻請教UAT如何能寫好員工手冊，反映管理層有發展的決心及重視制度。
2. 用系統訓練員工賺錢
在一日半的培訓中，NETe2 Asia公司的銷售團隊、客戶服務團隊及行政管理團隊分別接受FLP企業管理系統的用戶培訓，由於系統本身著重業務控制，只要簡單的訓練，系統便能指導用戶如何完成工作，除了減輕員工培訓成本，更能提高生產力。
3. 更有效的即時業務管理
坊間的會計軟體，只能提供簡單的報表功能，資料也未必夠更新，但是FLP企業管理系統儲存的卻是即時最新的業務資料，只有單一版本，不會有版本衝突問題，而且由於將所有貨品型號及價錢均記錄在系統內，在預備報價單時，可減低計算錯誤的機會，避免因員工錯失而招損。
中小企業發展的最大難題在於管理，如果管理層沒有“Think Big”的決心，不願意投資在設備及管理工具上，當要增加員工人數，開設更多辦事處時，便會遇到無法有效管理的問題，以往一套企業級的管理系統需要過百萬元，現在只需投資十多萬元至三十萬元，相信一般中小企業可以負擔得起，而投資回報也可以很快實現。
Ultra Active Technology Limited
網址http://www.ultraactive.com
電話:（852）3111 9600
Case study of NETe2 Asia PTE Ltd, conducted by the Linux Pilot Chief Editor revealing FLP® being a strong software management tool for SMEs in Hong Kong and Singapore.
'Linux Pilot'; Vol 45, May 2006.
Read the article (PDF, 1.7 MB)
|
